Finance and Accounting Officer

English version will follow

À propos de nous

Les Casques Blancs est une organisation humanitaire fondée en 2013 pour fournir des services de gestion des urgences dans les régions de Syrie où les services gérés par l’État se sont effondrés après le déclenchement du conflit. Nous travaillons pour soutenir les civils dans les zones de conflit à travers la mise en œuvre d’un large éventail d’activités de stabilisation et humanitaires.

Avec des bureaux de soutien au Canada, en Turquie et en Europe, Les Casques Blancs opère en Syrie dans des zones non contrôlées par le régime au service de plus de 4,5 millions de civils. Nous avons une équipe d’environ 3 000 bénévoles dont le travail humanitaire aide des centaines de communautés à se préparer, à réagir et à se remettre d’attaques violentes et de catastrophes naturelles. Notre mission est de protéger les vies et les biens ainsi que d’engager les communautés à sensibiliser, en agissant à la fois avec intégrité et professionnalisme, tout en promouvant la justice dans les situations de guerre et de paix, en cherchant finalement à atteindre des niveaux élevés de durabilité et de résilience pour une société sûre et stable. Les Casques Blancs a sauvé plus de 120 000 vies depuis 2013.

Les activités menées par Les Casques Blancs est divisée en quatre catégories: lutte contre l’incendie et recherche et sauvetage (RES); Relèvement précoce ; Ambulance et services de santé, et justice et responsabilité.

En tant qu’organisation, nous sommes attachés aux principes d’indépendance, d’humanité et d’impartialité. Nous travaillons dans le respect du droit international humanitaire et nous nous engageons à promouvoir l’égalité des sexes au sein de nos équipes. Notre travail a reçu des niveaux de reconnaissance et de soutien sans précédent, devenant un symbole d’humanité et d’inspiration en Syrie et dans le monde.

Comment postuler:

Ce poste est ouvert aux candidats autorisés à travailler au Canada (citoyens canadiens, titulaires d’un permis de travail et de résidence valide, etc.) et prêts à résider et travailler à Montréal.

Les candidats intéressés doivent remplir le formulaire de candidature en utilisant le lien https://bit.ly/3suGw7S ci-dessous et joindre une lettre de motivation et leur CV en anglais ou en français

Les candidatures doivent être reçues au plus tard le 09 Juillet 2021.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Les Casques Blancs (CB) est une organisation à but non lucratif enregistrée au Québec, Canada depuis 2017. Elle vise à promouvoir, développer et mettre en œuvre des projets communautaires, axés sur les services et le rétablissement afin d’améliorer la vie des civils dans les zones de conflit. Elle vise également à créer de la résilience en vue de contribuer à l’autonomisation des civils pour prendre en main la défense de leurs propres droits; aider les personnes vulnérables, forcées d’être déplacées en leur donnant accès aux ressources et en retrouvant leur dignité.

L’agent(e) de comptabilité et des finances sera principalement chargé(e) de la préparation des rapports financiers, de la gestion du budget, des prévisions financières mensuelles, des activités d’audit et des tâches comptables quotidiennes.

Les tâches et responsabilités

1- Préparer et mettre à jour les budgets du projet (y compris les réalignements budgétaires pour les budgets existants)

2- Préparer des rapports (budget contre les dépensés réels) mensuels contenant les commentaires jugés nécessaires.

3- S’assurer que toutes les transactions financières sont correctement imputées aux lignes budgétaires appropriées en utilisant les bonnes méthodes de codage

4- Préparer les plans de dépenses et les prévisions pour les rapports des bailleurs des fonds

5- Préparer les rapports financiers pour chaque projet

6- Produire les états financiers du département et de l’organisation selon le besoin

7- Revoir les rapports financiers envoyés par les partenaires et s’assurer qu’ils sont préparés et soumis conformément aux règles et aux échéances de l’organisation et des bailleurs

8- Tenue de livres comptables CB à l’aide de systèmes comptables (Quickbooks, etc.)

9- Faire un suivi étroit avec le comptable des CB pour s’assurer que l’organisations se conforme aux règles du gouvernement du Québec et du gouvernement fédéral

10- Tenir tous les registres financiers documentés et organisés en papier et en copies électroniques

11- Surveiller le processus de réception des acomptes de la part des bailleurs et du transfert des paiements aux partenaires

12- Effectuer un rapprochement régulier pour les comptes bancaires et les paiements selon le besoin

13- Soutenir les processus d’audit selon le besoin

14- Préparer les calculs des salaires du personnel, les états de paie et les paiements selon les besoins et en collaboration avec les autres départements

15- Surveiller et revoir les listes des actifs
16- Toutes autres tâches qui pourraient lui être assignées par le directeur pour soutenir le département

Éducation, exigences requises et compétences professionnelles

• Attestation d’études collégiales (AEC), diplôme d’études collégiales (DEC) ou licence en finance / comptabilité ou domaines similaires

• Au moins 3 ans d’expérience dans des fonctions financières et comptables

• Connaissance des systèmes comptables informatisés (ex: Quickbooks) et maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Words, PowerPoint, Access Database, etc.)

• Connaissance / compréhension des exigences en matière de rapports pour les ONGs ou expérience en élaboration de rapports financiers pour les principales parties prenantes internationales

• connaissance des lois et réglementations des différents bailleurs

• Maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit). L’arabe est un atout

• Connaissance du transfert électronique de fonds (TEF) et du système de paie ADP est un atout

• Grand sens de l’organisation et excellente gestion du temps

• Excellentes aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles

• Communication interculturelle et capacité d’interagir professionnellement avec un personnel de diverses cultures

• Sens de la précision et du détail

• Meilleurs standards de confidentialité, de fiabilité et de discrétion

• Intégrité, partage des valeurs des CB et maintien des normes éthiques

About us

The White Helmets is a community-based civil defence organization founded in 2013 to provide emergency management services in areas of Syria where state-run services had collapsed following the outbreak of the conflict. We work to support civilians in conflict zones through the implementation of a wide range of stabilization and humanitarian activities.

With support offices in Canada, Turkey, and Europe, the White Helmets operate in Syria in non-regime-controlled areas serving more than 4.5 million civilians. We have a team of around 3,000 volunteers whose humanitarian work helps hundreds of communities prepare for, respond to & recover from violent attacks and natural disasters. Our mission is to protect lives and property as well as engaging communities to raise awareness, acting with both integrity and professionalism, while promoting justice in situations of war and peace, ultimately seeking to achieve high levels of sustainability and resilience for a safe and stable society. The WH have saved over 120k lives since 2013.

The activities carried out by WH are divided into four categories: Firefighting and Search and Rescue (SAR); Early Recovery; Ambulance and Health services, and Justice and Accountability.

As an organization, we are committed to the principles of independence, humanity, and impartiality. We work in accordance with international humanitarian law and are committed to promoting gender equality in our teams. Our work has received unparalleled levels of recognition and support, becoming a symbol of humanity and inspiration in Syria and internationally.

How to apply:

This position is open to candidates with valid work and residence permits in Canada and prepared to reside and work in Montreal.

Interested candidates should fill the application on this link https://bit.ly/3suGw7S and attach a cover letter and their CV in English or French

Applications must be received no later than July 09th, 2021.

Only shortlisted candidates will be contacted.

Contract length: 12 months

Application Deadline: 2021-07-09

Expected Start Date: 2021-07-19

Les Casques Blancs/The White Helmets (CB) is a not for profit organisation registered in Quebec, Canada since 2017. It aims at promoting, developing and implementing community-based, service-based and recovery-oriented projects to improve the lives of civilians in conflict zones. It aims also to create resilience in order to participate in the empowerment of civilians to defend their own rights; assist vulnerable people, forced to be displaced by providing access to resources and regain their dignity.

The Finance Officer will mainly be engaged in the financial reporting, budget management, monthly forecasting, audit activities and day to day accounting tasks.

Tasks and Activities

1- Prepare and maintain project’s budgets (including budget realignments for existing budgets))

2- Prepare budget vs. actuals on monthly basis with necessary comments

3- Ensure all financial transactions are correctly charged to proper budget lines using right coding methods

4- Prepare spending plans and forecasting for donor reporting

5- Prepare financial reports for each project

6- Produce departmental and organization-wide financial statements as required

7- Review financial reports sent by partners and make sure that those are prepared and submitted in line with the organization’s and donor’s rules and timelines

8- Bookkeeping for CB accounts using accounting systems (Quickbooks, etc,)

9- Follow up closely with CB’s legal accountant to make sure CB is compliant with Quebec’s government and federal’s rules and regulations

10- Maintain all financial records documented and organized in both hard and soft copies

11- Monitor the process of receiving instalments from donors and transferring payments to CB partners

12- Conduct regular reconciliation for bank and payments as needed

13- Support with audit processes as needed

14- Lead on staff’s salaries calculations, payrolls and payments as needed by working closely with relevant staff

15- Monitor and review fixed assets schedules

16- Any other tasks may arise by the line manager to properly support the department

Required Qualifications Education, Experience and Competencies

• Attestation of college study (AEC), Diploma of college study (DEC) or Bachelor Degree in finance / accounting or similar field

• At least 3 years of relevant experience in finance and accounting functions

• Knowledge of computer-based accounting systems (ex: Quickbooks) and proficiency in Microsoft Office applications (Excel, Words, PowerPoint, Access Database etc.)

• Knowledge/understanding of reporting requirements for NGOs or experience in delivering financial reports for international key stakeholders

• Knowledge of laws and regulations of different donors

• Fluent in French and English (Spoken and Written). Arabic is a plus

• Knowledge of Electronic Fund Transfer (EFT) and ADP payroll system is an asset

• Outstanding organisational and time-management abilities

• Excellent communication and interpersonal skills;

• Cross-cultural communication and able to interact professionally with culturally diverse staff and stakeholders

• Ability to perform work with a high degree of accuracy and attention to detail

• High standards of confidentiality, reliability and discretion

• Integrity by sharing the CB values and ethical standards

Les Casques Blancs provided the following inclusive hiring information:

We are an equal opportunity employer and considers all qualified applicants equally without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, veteran status, or disability status.

Job Types: Full-time, Contract

Salary: $40,000.00-$50,000.00 per year

Additional pay:

• Overtime pay

Benefits:

• Casual dress
• Extended health care
• Paid time off

Schedule:

• 8 hour shift

COVID-19 considerations:

• Social distancing
• Wearing masks
• Hand sanitizers
• Employees showing flu-like symptoms or Covid-19 symptoms are to work from home for a period of 10 days.

Experience:

• Finance and Accounting: 3 years (preferred)

Work remotely:

• No